Cele patru zile petrecute pe acoperișul lumii!

– Ai făcut o treabă grozavă!

Prin aburii vinului fiert, m-am oprit să văd cine vorbea în întuneric. Din sală se auzea muzica puternică, iar acordurile piesei se pierdeau timid prin văzduh, lovind ușor crengile brazilor deja adormiți.

–  A ieșit minunat! Știam că pot avea încredere în tine! Șefa mea era de-a dreptul încântată. Evenimentul ieșise perfect și cu doar puține situații neașteptate (pe care le-am rezolvat cu umor), totul a mers ca pe roate.

– Aaaa, da, am zis timid, însă să știi că a cam fost muncă de echipă. Nu cred că m-aș fi descurcat dacă personalul de aici nu mi-ar fi întins o mână de ajutor! De fapt cred că până și muntele și-a întins mâinile să ne ajute.

Astăzi era ultima zi de conferință, într-un peisaj de vis, la munte, acolo unde puritatea aerului îți limpezește mintea și îți pune sângele în mișcare alături de un vin fiert cu scorțișoară și măr. Căutasem destul de mult un salon evenimente Brasov în care să organizez conferința și care să mă ajute să mulțumesc deopotrivă un număr de circa 100 de persoane. Plus șefa mea care face cât șapte. De aici, de la balcon, puteam vedea cerul în toată plinătatea lui și bătrânul munte ostenit de vreme, acoperit de o cunună de gheață și zăpadă, făcându-l mai impunător. Vedeam stelele așa cum din niciun alt colț al țării nu se vedeau. Puzderie de stele, ca o ploaie măruntă și fină de vise, un noian de praf magic în care te puteai pierde cu adevărat.

Sursa foto: Royal Boutique Hotel Poiana Brașov- vedere nocturnă

De fapt totul începuse acum 2 luni, când în liniștea dimineții, mă visam alături de scumpa mea cană de cafea undeva la munte, într-un peisaj de vis, în liniște, departe de vacarmul de afară. Ferecasem bine geamul cât să îmi aud și eu gândurile, când dintr-o dată…Ding! Liniștea îmi e întreruptă de e-mail-ul proaspăt sosit în inbox.

Mona, pe 19 decembrie e Conferința globală- Lupta împotriva traficului de persoane. Anul acesta noi suntem gazde. Se dorește ceva fin, dar nu în București, ci undeva mai select, autohton, special. Mai toți  vor aer curat și liniște și pentru că au auzit de peisajele României, se așteaptă la ceva uimitor. Vor fi 12 speakeri străini si cel mai probabil în jur de 90 de invitați. Te rog să te ocupi de organizarea evenimentului în cele mai mici detalii. Mă bazez pe tine! P.S. Invitațiile sunt la grafică, tu doar să dai datele. Merci.

Mă uit siderată la e-mail, încercând să îmi dau seama cu ce oi fi greșit de trebuie să mă ocup tocmai eu de asta. Când oare m-am transformat din inginer construcții civine în organizator de evenimente? Apoi, când eram aproape deznădăjduită, mi-am dat seama că de fapt s-ar putea să știu ce am de făcut, dacă găsesc oameni potriviți care să mă ajute. Așa că am așternut pe hârtie toate detaliile care mă interesau.

Locația 

Pentru mare era  prea frig, pentru București era prea aglomerat. Eu tânjeam după munte, așa că alegerea nu a fost grea. Brașov să fie, mi-am zis, așa că am dat să caut pe internet un salon evenimente Brașov. Rezultatele căutărilor mi-au scos în față numele Hotel Royal Poiana Brașov, un nume de care mai auzisem. A, da, era sponsorul care găzduia gala SuperBlog, concursul de blogging creativ la care participasem. Oho, minunat, împușc doi iepuri dintr-un singur foc, deoarece am nevoie și de un salon de evenimente, dar și de cazare Poiana Brașov.

Mi-am dorit însă ca dincolo de o sală fastuoasă, chiar și de camerele de cazare generoase, să îmi întâmpin invitații de parcă s-ar fi întors acasă dintr-o călătorie. Era aproape Crăciunul și știam cât de greu e să fii plecat. Îmi doream să le ofer invitaților mai mult decât primirea într-un hotel, așa că am decis să îi aștept în holul acestuia, într-o atmosferă călduroasă, cu o cafea tare și foc în șemineu, ca acasă, în dimineața de Crăciun.

Sursa foto: Royal Boutique Hotel Poiana Brașov

Meniul

Meniul a fost una dintre provocări, însă soluțiile nu au ezitat să apară.  Din 100 de invitați, unii nu mâncau porc, alții vită, alții nu voiau să audă de legume. Pentru prima dată în viață mi s-au perindat prin cap niște nume de preparate pe care nici nu știam să le pronunț. Norocul meu a fost cu echipa hotelului care a reușit să ofere un minunat bufet suedez, antreuri de tot felul, preparate diversificate, lăsate însă la alegerea fiecărui invitat. În plus, pentru cei ca mine, iubitori de sarmale proaspete și mămăligă fierbinte, mâncate pe nerăsuflate în decor de iarnă cât să intri în hibernare mai apoi, exista și această opțiune.

Sursa foto: Royal Boutique Hotel Poiana Brașov

Decorațiuni pentru eveniment

Am decis să decorăm sala cât mai simplu și delicat. Conferința era dedicată luptei împotriva traficului de persoane, drept pentru care am avut în vedere ideea de a păstra o limită a decenței. La intrarea în sală, două colege cu două boluri mari în mână, așteptau să vină invitații. În unul din boluri erau bomboane, iar în al doilea bol erau versete din Biblie, ca un altfel de bun venit. Majoritatea invitaților erau fie pastori, fie membri ai organizațiilor implicate în lupta împotriva traficului de persoane. Aveam de-a face cu oameni care credeau în puterea credinței și în ideea că Dumnezeu lucrează prin oameni. Așa că au apreciat enorm ideea de a păstra ca mărturii versete colorate oferite.

Sursa foto: Royal Boutique Hotel Poiana Brașov

Pază

Pentru că veneau speakeri și lideri de comunități din întreaga lume, aveam nevoie de un plus de siguranță. Așa se face că Hotel Royal Poiana Brașov ne-a pus la dispoziție, la cerere, firma de pază cu care ei colaborează, să ne fie de ajutor în cadrul evenimentului, cât să se simtă toată lumea protejată.

Sisteme video, audio, traducere

Nu m-am priceput niciodată la tehnologie, așa că aici eram într-un impas. Nu știam ce îmi trebuie pentru ca vorbitorul să se poată adresa sălii, așa că am întrebat. Surprinzător, cei de la Royal ne-au oferit și posibilitatea de a instala echipamentele lor de sonorizare, ne-au oferit posibilitatea de a afișa prezentările pe videoproiector și ne-au adus și un flipchart, pentru ca orice modalitate de transmitere a informației să fie acoperită. Avand internet wireless gratuit în hotel, am putut transmite live pe Facebook conferința, fiind urmăriți de un nnumăr mare de persoane.

Transport

Pentru noi, locuitorii României, lucrurile erau simple. Te urci în mașină și cumva ajungi până seara în Brașov. La un astfel de eveniment însă, era nevoie de mai mult decât atât. Trebuia să iau în calcul rutele de zbor, orele decalate, zborurile întârziate, oboseala, foamea… Întrebând la hotel, am fi avut câteva locuri de parcare gratuite la proprietate, însă pentru cei care veneau cu avionul nu era de ajutor. Atunci mi s-a menționat de faptul că putem beneficia contracost de transfer de la aeroport, astfel încât invitații să ajungă direct la hotel. A fost perfect, pentru că în acest fel toate drumurile duceau la Royal!

Sursa foto: Royal Boutique Hotel Poiana Brașov

Divertisment

Deși pare greu de crezut, chiar și liderii care luptă pentru cauze nobile știu să se distreze. Așa că m-am bucurat știind că la Hotel Royal puteam găsi deopotrivă activități indoor, cât și activități outdoor, cele care practic aveau să îi și cucerească pe invitații noștri. Conferința se întindea pe 4 zile, așa că în fiecare după-masă, ulterior prezentărilor, am stabilit câte un program.

Miercuri- cafea dimineața, pe terasă, cât să pună sângele în mișcare, conferința apoi călărie, iar seara o întrecere pe cinste într-o competiție amicală la darts.

Sursa foto: Hotel Royal Poiana Brașov

Joi schi, de unde am putut cu toții să vedem priveliștea minunată a muntelui, iar seara saună, pentru un somn odihnitor.  Am urcat cu telecabina, pentru a poza cu ochii cât mai multe peisaje care îți luau răsuflarea.

Sursa foto: Hotel Royal Poiana Brașov

Spre seară, am delectat invitații cu faimoase vinuri românești, dezlegătoare de limbi și adevăruri absolute și i-am învitat să învețe puțin din dansurile noastre populare.

Sursa foto: Hotel Royal Poiana Brașov

Vineri am făcut o mică drumeție, ca seara să putem sta cu toții de vorbă, într-un cadru prietenesc. Li s-a părut ciudat să vadă două anotimpuri într-un singur peisaj, așa că am pierdut timpul pe poteci, făcând poze și râzând.

Pentru că unii invitați au venit cu familiile, Hotel Royal ne-a pus la dispoziție spații de joacă pentru copii și camere de familie, totul pentru un confort sporit.

Toată lumea a fost mulțumită, dar mai presus de toate eu, care reușisem să îmi dau examenul de organizator de evenimente. Cel mai fain compliment a fost că: ”pentru patru zile ne-am simțit ca pe acoperișul lumii !”. Adevărul e că am avut un ajutor, pentru că în spatele oricărui eveniment reușit stă o adevărată echipă. În cazul meu Hotel Royal Team.

Articol realizat pentru proba nr. 19 SuperBlog- “Cum am devenit organizator de evenimente”. Sponsor Hotel Royal Brașov.